Bezproduktywne marnowanie czasu to problem wielu osób. Ja również wiele lat dochodziłem do tego, co działa, a co nie. W tym artykule przedstawiam najważniejsze zasady produktywności, którymi kieruję się, kiedy ustalam i osiągam cele.
1. Zawsze mam listę.
Każdy, kto choć trochę interesował się tematem produktywności z pewnością słyszał o słynnych listach „to do”. W Internecie nie brakuje różnych sposobów na spisywanie takich list. Prawda jest taka, że nie ma jednego, idealnego sposobu na stworzenie listy zadań.
Po pierwsze jakakolwiek lista jest lepsza, niż żadna. Nawet mała karteczka z wypisanymi odręcznie trzema zadaniami.
Po drugie, uważam, że taka lista powinna być maksymalnie prosta. Chodzi o to, aby jak najmniej czasu poświęcić na jej tworzenie, a jak najwięcej na wykonywanie zawartych w niej zadań.
2. Nie czekam na motywację.
Jeden z najczęstszych problemów wiąże się z motywacją. Wiele osób zadaje sobie pytanie „Jak mam się zmotywować?” i szuka coraz to nowych bodźców, które działają tylko przez chwilę. Jednym z moich największych odkryć był fakt, że to założenie („muszę być zmotywowany, aby działać”) jest kompletnie fałszywe. Oczywiście dużo łatwiej i przyjemniej zabrać się do działania, kiedy motywacja jest, ale życie pokazuje, że są to bardzo rzadkie przypadki. Dlatego właśnie większość osób nie osiąga zaplanowanych celów.
Motywacja nie jest niezbędna, aby coś zrobić. Zawsze można się przemóc i podjąć działanie. Jest do w dużej mierze kwestia nawyku. Jeśli regularnie będziemy zabierać się do działania niezależnie od okoliczności (np. stanu emocjonalnego), z czasem okaże się, że jest to bardzo łatwe. I nie będzie miało znaczenia, czy nam się chce, czy nie.
Najważniejszą rzeczą w tym punkcie, którą jeszcze raz chcę podkreślić, jest to, że motywacja pojawia się PODCZAS działania, a nie przed.
3. Robię to, co daje dźwignię.
Kiedy mamy już jakąś listę rzeczy do zrobienia, możemy zacząć się zastanawiać, które z nich powinny być zrobione jako pierwsze. Bo na pewno nie jest tak, że wszystkie rzeczy są jednakowo ważne.
Wybierając zadania do wykonania na dany dzień zawsze kieruję się tym, jak dużą dźwignię daje mi wykonanie określonej rzeczy. Chodzi o to, jak duże są potencjalne korzyści, który mogą się dzięki temu pojawić.
Dobrym sposobem na odpowiednie uszeregowanie zadań jest Macierz Eisenhowera. Polega ona na tym, że przyporządkowujemy każde zadanie do jednej z czterech grup wyznaczonych według kryteriów ważne/nieważne oraz pilne/niepilne. Oczywiście w pierwszej kolejności należy zająć się tym, co pilne i ważne. Niemniej jednak powinniśmy dążyć do tego, aby w tej ćwiartce było jak najmniej zadań, bo z reguły są one konsekwencją zaniedbania określonych zadań, gdy były jeszcze ważne i niepilne. To właśnie ta druga grupa jest najważniejsza i to w niej powinno się znaleźć najwięcej zadań. Trzecia grupa (pilne i nieważne) to wszystkie czynności, które mają jakiś termin, ale nie przybliżą nas do osiągnięcia najważniejszych celów (np. opłacenie rachunków, przegląd samochodu, wizyta u fryzjera). Czwartą (nieważne i niepilne) najlepiej w ogóle wyeliminować.
4. Skupiam się na procesie, a nie na celu.
Co rozumiem pod tymi dwoma pojęciami?
Cel to po prostu meta, punkt, do którego zmierzamy.
Proces to droga, która prowadzi do celu. To każda z pojedynczych czynności, która nas do niego przybliża.
Za każdym razem, kiedy wyznaczamy sobie jakiś cel mamy do wyboru skupiać się albo na celu, albo na procesie. To drugie podejście jest według mnie o wiele skuteczniejsze.
Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że tu i teraz nie jestem w stanie osiągnąć celu tak po prostu. Jedyną rzeczą, którą mogę zrobić jest podjęcie działania, które mnie do niego przybliży.
Skupianie się na procesie jest lepsze również dlatego, że pozwala nam rozbić ten jeden ostateczny cel na wiele mniejszych i cieszyć się z ich realizowania nawet codziennie. Osoby, które mają jeden duży cel i myślą tylko o nim szybko się zniechęcają, bo droga, która im jeszcze pozostała wydaje się tak długa, że aż przytłaczająca. A jeśli już im się uda, to cieszyć się będą tylko raz, bo mieli tylko jeden cel.
5. Jestem elastyczny.
Kiedy zaczynałem poznawać metody osiągania celów jednym z moich największych błędów była przesadna dokładność. Plan dnia wyznaczałem zawsze co do minuty. W praktyce okazywało się, że nie da się wszystkiego zrobić z tak dużą dokładnością (z własnej przyczyny lub z powodu czynników zewnętrznych). Nie da się przewidzieć wielu sytuacji, które wpływają na naszą produktywność.
Dlatego teraz daję sobie pewien margines. Nie mam do siebie pretensji o to, że nie zrobiłem wszystkiego zgodnie z planem. Rozliczam się tylko z tego, czy wykonałem pięć najważniejszych zadań zaplanowanych na dany dzień. Nieważne jak, nieważne kiedy. Ważne, jest to, czy zostały wykonane.
Michał NOWICKI
tłumacz, trener językowy